Słowo controlling zrobiło w minionych latach oszałamiającą karierę. Controlling stał się modny. Jest wykładany na wyższych uczelniach ekonomicznych, powstały dedykowane mu szkoły. W wielu przedsiębiorstwach funkcjonują samodzielne stanowiska i działy controllingu. To pojęcie przeszło taką samą drogę jak marketing i wg mnie straciło trochę na swojej istocie.
Controllingowcy w przedsiębiorstwach zajmują się wieloma aspektami ich działalności, sporządzają szereg analiz, zestawień i raportów. Jednak moje spostrzeżenia z wielu organizacji pokazują, że najczęściej managerowie nie korzystają z tych informacji. Ignorują je i traktują jako zbędne. Utrzymują całe działy controllingu tylko dlatego że uważają że tak należy nie wnikając w ich istotę. Zastanówmy się na chwile czym jest a raczej czym powinien być controlling. Zgodnie z definicją:
Controlling to narzędzie diagnostyczne procesu planowania, koordynowania i kontroli przebiegu procesów ekonomicznych dla utrzymania organizacji na drodze do osiągnięcia wyznaczonych celów.
W tej krótkiej definicji tkwią wszystkie niezbędne elementy mówiące o istocie i znaczeniu controllingu.
Po pierwsze muszą być wyznaczone cele.
Największy błąd jaki popełniany jest podczas projektowania i funkcjonowania działów controllingu to brak określonych celów. Zastanawiające jest w jaki sposób mogą działać służby controllingowe jeśli nie mają określonych (najlepiej jednostką miary) celów? A gdzie punkt odniesienia? Jeśli go nie mamy controlling sprowadza się do wykonywania najróżniejszych analiz, które co najwyżej zostaną uznane za „interesujące”.
Po drugie jest to narzędzie diagnostyczne
I jako takie diagnozuje rzeczywistość przedsiębiorstwa. Nie musimy mieć odrębnego działu controllingu aby diagnozować sytuację. Wg mnie diagnoza, analiza i raportowanie są jednym z najważniejszych obowiązków każdego managera. Istotą jest funkcja kontrolna dzięki której możemy identyfikować odchylenia i badać ich przyczyny.
Po trzecie controlling odnosi się przebiegu procesów
I tutaj dochodzimy do controllingu operacyjnego jako najbliższego procesom zachodzącym w przedsiębiorstwie. Jest on nastawiony na zapewnienie informacji niezbędnych do sterowania przebiegiem procesów gospodarczych, a tym samym wynikiem przedsiębiorstwa w krótkim czasie.
Zatem decyzje, podejmowane na podstawie controllingu operacyjnego, dotyczą bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Proces ten polega na przekształceniu najważniejszych planów strategicznych firmy w plany operacyjne. Plany muszą być odpowiednio dopasowane (specyficzne) do części z których składa się przedsiębiorstwo. Proces dopasowania odbywa się podczas procesu budżetowania.
Informacje z systemu controllingu dotyczą przede wszystkim teraźniejszej działalności przedsiębiorstwa, wykonania zadań oraz wykorzystania zasobów. Aby działał on prawidłowo managerowie muszą odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Jakim obszarem zarządzam?
- Jakie zasoby kontroluję?
- Jakie koszty kontroluję?
- Jakie przychody kontroluję?
- Jakie cele mierzalne mogę postawić dla swojego obszaru podnoszące jego efektywność odnoszące się do kontrolowanych przeze mnie zasobów?
- Jakie rzeczy muszę zaplanować?
- Czy istotny jest sposób wykonania zadań?
- W jaki sposób skontroluję, że jestem blisko realizacji celu?
Controllingu nie można utożsamiać z pojęciem „kontroli”. Funkcje controllingu jakimi są: sterowanie, kierowanie i regulacja procesów powodują, że należy go rozumieć szerzej. Moim zdaniem jest to swego rodzaju filozofia i podejście do zarządzania zasobami oraz oceny ich efektywności.
