Czym różni się planowanie od prognozowania? Mimo wielu publikacji na ten temat w codziennej praktyce zarządzania pojęcia te są używane zamiennie. Oczywiście prognozowanie i planowanie są ze sobą powiązane jednak nie są tożsame. Wielu managerów nie widzi różnic oczekując o prognozy tego co ma dawać plan i odwrotnie.

Podając za Encyklopedią Zarządzania „Plan jest określeniem sposobu postępowania – programem działań, zaś prognoza jest przewidywaniem procesów od nas niezależnych. Plan dotyczy więc tych procesów i elementów, co do których możemy dokonywać wyboru – podejmować decyzję, prognoza zaś określa jedynie przyszły stan procesów lub zjawisk ekonomicznych, nie zakładając żadnej ingerencji w ten stan poprzez decyzje i planowe działania. Plan oceniany jest z punktu widzenia efektywności i skutków uzyskanych dzięki tym działaniom, prognoza oceniana jest jedynie z punktu widzenia jej trafności.”

Jak to się ma do praktyki zarządzania?

Prognozowanie jest metodą przewidywania przyszłości. Mniej lub bardziej trafną w zależności od wybranej metodologii, przyjętych założeń, celu badania, ilości zmiennych, okresu na podstawie którego prognozujemy oraz okresu na jaki tworzymy prognozę. Istnieje wiele metod prognozowania. Pokrótce opiszę je w kolejnym artykule. Wszystkie one sprowadzają się do tego, żeby odpowiedzieć sobie na pytanie – co się wydarzy w przyszłości. Jako, że metody te w większym lub mniejszym stopniu są metodami statystycznymi możemy otrzymać prawdopodobny rozkład zjawisk, wielkości ekonomicznych, zachowań w przyszłości, na podstawie historycznych danych. Po warunkiem wszakże, że nie wystąpią żadne nieprzewidziane zdarzenia. Dobrze przygotowana prognoza może nam powiedzieć jaki będzie popyt na dany produkt, również uwzględniając różnice sezonowe i np. wpływ pogody, świąt (w tym ruchomych). Natomiast nie odpowie nam na pytanie jaka będzie sprzedaż naszego produktu. Dlaczego, przecież z tego powodu przygotowujemy prognozę?

Właśnie. Zastanówmy się przez chwilę z jakiego powodu przygotowujemy prognozę?

Na podstawie prognoz managerowie podejmują decyzje. Zarządzenie jest związane z podejmowaniem decyzji w warunkach niepewności i ryzyka. Każdy z nas chciałby aby to ryzyko było niskie lub nie występowało wcale. Dlatego też przygotowujemy różnego rodzaju prognozy aby spróbować przewidzieć co może się wydarzyć w przyszłości. Na podstawie prognoz podejmujemy decyzję o alokacji kosztów, inwestycjach rynkowych, obecności na danym rynku itd. Na podstawie prognoz staramy się ograniczać ryzyka.

Teraz czas na odpowiedź na przewrotne pytanie – dlaczego prognoza nie odpowie nam na pytanie jaka będzie sprzedaż naszego produktu? Dlatego, że zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidywanego. Konkurencja może wprowadzić nowy produkt, albo przeprowadzić skuteczną kampanię promocyjną. Może się tak zdarzyć, że my sami zaburzamy prognozę np. sprzedaży na jednym rynku, przeprowadzając kampanię na innym. Jeśli są one powiązane to będzie miało to wpływ. Pytanie czy w naszych prognozach uwzględniamy takie zdarzenia? Zarówno te, które planujemy w przyszłości, jak również te, które wydarzyły się przeszłości, u nas i u naszych konkurentów. Z doświadczenia wiem, że rzadko. Przygotowując prognozę nie wiemy jakie działania będziemy podejmować. Nie zbieramy również historycznych danych o działaniach konkurencji i innych zdarzeniach na rynku mających wpływ na sprzedaż.

Czy zatem ma sens przygotowanie prognoz? Oczywiście. Dobrze przygotowana prognoza pomoże nam rozwiać choć trochę mgłę niepewności. Natomiast prognoza jest tylko początkiem pracy związanej z efektywnością organizacji. Prognoza jest podstawą określania celów. I tutaj wkraczamy w obszar panowania. Na podstawie prognozy możemy przygotować plan sprzedaży czy też plan produkcji. Jak napisałem na początku planowanie jest określeniem sposobu postępowania: Co? Kto? Kiedy? Czym? W jaki sposób? Za ile? Na takie pytania musimy sobie odpowiedzieć w procesie planowania. O ile prognoza pomaga nam wyznaczać cele to plan pomaga nam je zrealizować. W tym sensie plan obejmuje te działania i czynności, na które mamy wpływ. I jako taki plan może podlegać korektom? Po co? Po to aby zrealizować cele. Cele przygotowane na podstawie prognozy mówią nam ile chcemy sprzedać danego produktu. Plan natomiast mówi nam jak to zrobimy.