Sprawdziliście, czy aby nie macie jeszcze rezerw w organizacji? I czy wiecie na pewno, że szukacie ludzi o właściwych kompetencjach?

Podzielę się z Wami swoimi przemyśleniami na temat. Co raz więcej firm, managerów narzeka, że nie może znaleźć ludzi. Zaczyna brakować rąk do pracy. Firmy z tego powodu nie mogą się rozwijać, cierpią klienci przez opóźnienia w kontraktach i widać już presję na koszty pracy.

Miałem w ubiegłym tygodniu dyskusję na ten temat z jednym z naszych klientów. Przeprowadziliśmy niedawno analizę systemowo-operacyjną tej firmy. Produkcja, w metalu, średniej wielkości, lider w swojej branży w Polsce. Wykazaliśmy, że można poprawić produktywność w jego fabryce o 12% bardzo prostymi metodami. Co więcej upraszczając procesy, zwłaszcza okołoprodukcyjne i likwidując zwykłą papierologię możemy uzyskać kolejne kilka procent. Oczywiście wymaga to wielu zmian zwłaszcza w zakresach obowiązków pracowników, szkoleń, pracy nad mentalnością pracowników zwłaszcza dozoru bezpośredniego. Potrzeba na to również czasu, więc jest to trochę trudniejsze do uzyskania ale możliwe. W zasadzie bezinwestycyjnie można uzyskać kilkunastoprocentowy wzrost produktywności. Czy to jest fascynujące? Nie. W każdej firmie można znaleźć mniejsze lub większe rezerwy. Pewien niewielki „nadmiar mocy” jest niezbędny aby firma elastycznie reagowała na zapotrzebowania klientów. Ciekawe jest jednak to, że owa firma obecnie szuka w tych obszarach 25 osób na różne stanowiska. My wykazaliśmy, że już dziś nie potrzebują 30 osób. Oczywiście obie listy nie pokrywają się w 100%. Pokrywają się gdzieś mniej więcej w połowie. Dla uproszczenia szukamy 15 osób na stanowiska na których mamy 15 osób za dużo. I przy lepszej organizacji pracy nie byliby nam potrzebni. Natomiast najciekawsze było uzasadnienie. „Mamy opóźnienia w realizacji kontraktów bo nie mamy ludzi. Skąd wiecie, że to z powodu braku ludzi macie te opóźnienia? No bo Waldek (Mistrz montażu) powiedział, że gdyby ich miał to by zdążył. No i  Mietek na obróbce też się skarżył, że ma mało ludzi.” Pytanie czy aby na pewno? Opóźnienia można zmierzyć (w dniach) – to są fakty. Ale gdzie analiza przyczyn tych opóźnień? Gdzie analiza zapotrzebowania na pracę? Ile potrzebujemy roboczogodzin aby wykonać te zlecenia a ile mamy do dyspozycji? Bardzo proste pytania, na które nie uzyskaliśmy odpowiedzi. Niestety ta firma nie prowadzi takiej analityki. Zrobiliśmy analizę kilku „przypadków”. Okazało się, że opóźnienia wynikają z opóźnień w dostawach (nikt nie przypilnował terminu dostaw kluczowych elementów), zbyt optymistycznego zapisanego w kontakcie terminu dostawy (nierealnego od samego początku ponieważ terminy kooperacji i dostaw kluczowych komponentów były dłuższe od terminu kontraktu), nieporządku („zgubiono” kilka elementów już przygotowanych i trzeba było je robić jeszcze raz), jakości produkcji (kilka elementów trzeba było zrobić ponownie) zmian konstrukcyjnych wprowadzanych przez klientów w trakcie realizacji kontraktu (bez wpływu na cenę i termin kontraktu – klient nasz Pan). W dwóch przypadkach opóźnienia wynikły ze złego zaplanowania kolejności prac (w pierwszej kolejności wykonywano pracy kontraktów późniejszych – bo bardziej zdeterminowany handlowiec bojąc się opóźnień „wymusił” wykonanie zleceń przed terminem). W ani jednym przypadku pierwotne opóźnienie nie wynikało z kolejki i wąskiego gardła.

Potrzebujemy pracowników. Ale nie zastanawiamy się, dlaczego ich potrzebujemy? Czy odpowiedzieliśmy na pytanie z jaką produktywnością pracuje nasz personel? Czy rzeczywiście wykonuje właściwe czynności, we właściwy sposób?

Następna kwestia to automatyzacja. Czy rzeczywiście potrzebujemy pracowników? Może potrzebujemy robota współpracującego lub automat? Które z procesów można zautomatyzować? Czy zastanawiamy się w ogóle nad tym zagadnieniem? W tym konkretnym przypadku wykazaliśmy, że kilka procesów (w tym część transportu wewnętrznego) można jednak zautomatyzować (nawet przy produkcji jednostkowej). Wydatek zwróci się po 16 miesiącach. Czy nie lepiej zainwestować w roboty a ludzi przesunąć do prac gdzie ich rzeczywiście potrzebujemy?

Czy zamiast wieszać psy na pracownikach planowania oraz dozoru za to że dopuszczają do opóźnień i ciągle szukać nowych „zawodników” na te stanowiska, nie lepiej (biorąc pod uwagę wysokość kar za opóźnienia) zainwestować w zaawansowane narzędzia informatyczne, które ich odciążą i będą wspomagać zarządzanie produkcją.

Może lepiej zamiast wydawać pieniądze na szukanie nowych pracowników i ich szkolenie lepiej wydać pieniądze na podniesienie wydajności już pracujących? Może lepiej zainwestować optymalizację i automatyzację procesów?

Ciekaw jestem Waszej opinii na ten temat?

A mój klient? Ciągle się zastanawia co robić i w którym kierunku pójść? Bo o ile inwestycja w roboty i automaty go przekonuje (kupuje realną rzecz – po prostu kolejną maszynę) to inwestycja w ludzi, proces i system informatyczny jest bardzo nienamacalna – nie widzi co kupuje.