Powrócę do zagadnienia modelowania systemów zarządzania jako narzędzia pomagającego uchwycić, zrozumieć i zapanować nad wielowątkowymi relacjami zachodzącymi pomiędzy otoczeniem a przedsiębiorstwem, jak również w samym przedsiębiorstwie. Wg mnie jest to doskonałe narzędzie pomagające w pracy managerów. Właściwie zaprojektowany model systemu zarządzania pozwala opisać rzeczywistość przedsiębiorstwa i poprzez symulacje wpływać na nie i jego otoczenie.
Na początek przypomnę czym jest system, w tym system zarządzania. Encyklopedia PWN podpowiada, że system to „układ elementów mający określoną strukturę i stanowiący logicznie uporządkowaną całość” oraz „określony sposób wykonywania jakiejś czynności lub zasady organizacji czegoś”. A ponieważ jak wiemy zarządzanie jest działalnością celową, można zatem powiedzieć że system zarządzania to zbiór elementów i relacji (dla purystów zaznaczam, że oczywiście zbiór niepusty) określonych nad tym zbiorem elementów gdzie sam zbiór elementów i relacji jest dobierany odpowiednio do funkcji i celów systemu.
Model natomiast (za Encyklopedią zarządzania) to układ założeń przyjmowanych w danej nauce w celu ułatwienia rozwiązania danego problemu badawczego. Jest to hipotetyczna konstrukcja myślowa, będąca uproszczonym obrazem badanego fragmentu rzeczywistości, w którym pomija się elementy nieistotne dla danego celu. Modele służą do zmniejszania złożoności rozpatrywanych zjawisk w stopniu umożliwiającym ich poznanie. Ułatwiają zrozumienie zjawisk przeszłych i umożliwiają przewidywanie zjawisk przyszłych. Celem tworzenia modeli systemów jest opis zachowania się danego systemu (np. zmiany wielkości wyjściowych, zmiany stanu) w funkcji czynników wpływających (np. wejścia, czas). Taki opis pozwala na przewidywanie zachowania się systemu przy zmianach czynników wpływających. W efekcie możemy analizować i projektować systemy operując tylko ich modelem symulacyjnym.
Na tej podstawie możemy powiedzieć, że model jest uproszczoną reprezentacją systemu, stworzoną w zamiarze zrozumienia zachowania systemu rzeczywistego.
Jak zatem zabrać się do projektowania modeli systemów zarządzania aby pomagały nam zrozumieć rzeczywistość?
Na początek należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
Pierwsze pytanie – po co? Nie po co odtwarzamy system zarządzania bo to robimy aby zrozumieć. Ale po co podejmuję działalność? Dlaczego coś robimy? Jakie przyświecają nam cele? To jest punkt wyjścia.
Po drugie co zamierzamy robić? Jakie funkcje będziemy spełniać? Jakie mamy zasoby aby robić to co zamierzamy? I kiedy będziemy to robić i jak długo?
Po trzecie w jaki sposób będziemy to robić?
Po czwarte w jaki sposób sprawdzimy czy osiągnęliśmy nasze cele? Czy zrobiliśmy to co zamierzaliśmy i w czasie w którym to zamierzaliśmy? Czy zrobiliśmy w taki sposób jak zamierzaliśmy?
Po piąte co zrobimy, kiedy okaże się że co najmniej jedna odpowiedź z powyższego punktu brzmi nie?
Odpowiedź na te pytania pozwoli nam opisać założenia modelu systemu zarządzania, czyli odpowiedzieć sobie na pytanie jak chcemy żeby było? Jeżeli już to będziemy wiedzieć to możemy przejść do następnego etapu jakim jest stworzenie modelu.
Proces tworzenia modelu obejmuje
- Analizę obecnych elementów systemu
- Obserwację zachowania się elementów
- Zastosowanie praw/zasad do określenia postaci modelu i wartości jego parametrów
- Odtworzenie funkcji wykonywanych przez elementy w modelu
- Identyfikację brakujących elementów modelu
- Zaprojektowanie brakujących elementów
- Weryfikację utworzonego modelu przez porównanie jego odpowiedzi z odpowiedzią obecnych elementów
Oczywiście istnieje nieskończenie wiele czynników oddziałujących na system. Nie można zbudować modelu wiernie odtwarzającego zachowanie systemu przy wszelkich możliwych oddziaływaniach zewnętrznych. W modelu ograniczamy ilość „połączeń” z otoczeniem do tych, których wpływ na zachowanie się systemu jest istotny dla prowadzonej analizy. Model może uwzględnić tylko wybrane czynniki wpływające i tylko w ograniczonym zakresie zmienności. Mimo to poprzez swoje uproszczenie i wybór właściwych czynników pozwala opisać rzeczywistość, a tym samym móc na nią wpływać.
Podejście systemowe w zarządzaniu charakteryzuje się intensywnym użyciem modeli do symulacji zachowania się przyszłych systemów, by przewidzieć ich możliwe reakcje, zakres niesterowalności, możliwe efekty uboczne i stopniową utratę efektywności systemu na skutek zużycia. Zatem przed przejściem do koncepcyjnego projektowania systemów zarządzania warto zbadać ich obecne zachowania się w trakcie działania.
