Do napisania niniejszego postu skłoniła mnie rozmowa z pewnym młodym człowiekiem, który ukończył studia ledwie kilka lat temu, niedawno awansował na pierwsze w życiu stanowisko kierownicze.

Usłyszałem od niego następujące słowa: „jestem zwykłym kierownikiem operacyjnym i nie mam najmniejszego wpływu na wdrażanie zmian w organizacji.”

Czy aby na pewno i czym jest spowodowana frustracja tego człowieka ?

Z moich doświadczeń wynika, że z jednej strony wielu ludzi nie docenia swojego potencjału wpływania na innych, a z drugiej strony drobne zmiany okazują się przynosić ogromne efekty.

Zastanawiałem się długo co odpowiedzieć temu młodemu, pełnemu pomysłów, energii i frustracji człowiekowi i jak mu pomóc. Dla niego i wszystkich innych w podobnej sytuacji ludzi w organizacji którzy chcieliby wprowadzić zmiany, a nie wiedzą jak to zrobić lub stoją przed ścianą niemożności klika punktów, które powinny pomóc:

1. Zacznij od siebie. Wyobraź sobie, że jesteś jednoosobową kultura organizacyjną i wszystkie zmiany zaczynają się od Ciebie. Zacznij od takich, które będą miały pozytywny wpływ na ludzi w Twoim otoczeniu. Zastanów się, co możesz zrobić Ty sam i nikt inny.
2. Aby móc na coś wpływać trzeba umieć to zmierzyć. Aby zatem coś zmienić, musimy wiedzieć jak będziemy mierzyć czy zmiana się dokonała. Jeśli nie możemy czegoś zmierzyć nie będziemy wiedzieć czy się zmieniło. Zatem zastanów się jaką miarę przyłożysz do wprowadzanych zmian. Zaprojektuj odpowiednie wskaźniki i kartę wyników.
3. Przygotuj plan działań. Mógłbym w tym miejscu napisać wiele stron ale naprawdę sprowadza się to do prostego stwierdzenia – przygotuj plan działań.
4. Źródłem problemów we wdrażaniu zmian są ludzie. Musisz przekonać ludzi do wdrażanych zmian. Znajdź w organizacji ludzi, którzy po pierwsze myślą jak Ty po drugie mają prawdziwą władzę w organizacji. Nierzadko okazuje się, że najpotężniejsi ludzie w organizacji wcale nie należą do ścisłego kierownictwa. Tutaj kilka refleksji na temat źródeł władzy w organizacji. W literaturze zarządzania można znaleźć podział kultur organizacyjnych na: racjonalne, biurokratyczne i polityczne. Ja dodałbym do tego jeszcze jedną kategorię – rodzinne, a raczej ojcowskie. Młodzi adepci kierunków zarządzania wierzą często (nie chciałbym powiedzieć, że naiwnie ale siła tej wiary jest bardzo silna), że organizacje są racjonalne. Moje doświadczenie podpowiada mi, że najczęściej spotyka się jednak pozostałe typy organizacji, a raczej organizacje, w których można wyróżnić różne cechy kulturowe dominujące dla danego typu.
5. Typ organizacji, w której znaleźliśmy się i w której chcemy wdrążać zmiany wymusza sposób w jaki się powinniśmy do tego zabrać. Firmy biurokratyczne są zorganizowane na wzór wojskowy a wszelka komunikacja z wyższym kierownictwem musi odbywać się zgodnie obowiązującym protokołem. W organizacjach politycznych mamy do czynienia z ośrodkami władzy sprawowanej przez pojedyncze osoby na wzór udzielnych królestw. W tym przypadku zaciekłe spory mogą toczyć się o niewielkie stawki w sytuacji kiedy wchodzimy do cudzego królestwa. W firmach rodzinnych/ojcowskich (nie mylić z firmami rodzinnymi związanymi z jedną rodziną) – chodzi o sposób sprawowania władzy zbliżony do funkcjonowania patriarchalnej rodziny z ojcem stojącym na czele, który bywa surowy ale i bywa łagodny, a jego surowość i łagodność nie przekracza pewnych granic i nie wynika z osiąganych wyników i popełnionych błędów przez pracowników. Sprawdź zatem w jakim typie organizacji się znalazłeś i z jakimi formami komunikacji masz do czynienia.
6. Pamiętaj, że wdrażanie zmian jest trudne. Ludzie przeceniają to co mają a nie doceniają tego co może przynieść im zmiana. Najlepszym motywatorem jest jakaś sytuacja kryzysowa – obserwuj i wykorzystaj zdarzające się sytuacje.
7. Jak sprawić żeby inni cię słuchali? Pamiętaj wszyscy kochają ludzi sukcesu. Zacznij od czegoś małego i odnieś sukces. Ludzie z pewnością o tym usłyszą i to docenią. A jeśli nie to im o tym powiedz. Potem powalcz o następny sukces. Ludzie chcą należeć do zespołów osiągających sukcesy więc nagłośnij swoje działania.

Jeśli, któregoś dnia stwierdzisz, że nowe pomysły w organizacji nie są Twoimi pomysłami ale pomysłami kierownictwa, będziesz wiedział, że odniosłeś sukces.