Tak się ostatnio złożyło, że w krótkim czasie brałem udział w kilku dyskusjach na temat różnych projektów – zarządzania nimi, ich sukcesów i przyczyn niepowodzeń oraz planowania nowych projektów. Za każdym razem taką dyskusję traktuję z należytą powagą i staram się zrozumieć stanowisko drugiej strony aby w jak najlepszy sposób odpowiedzieć na oczekiwania Klienta, uwzględnić jego bariery i zasoby (lub ich brak). Jednak aby projekt był sukcesem nie można pójść na skróty i pominąć jakiegoś elementu: bo mamy za mało pieniędzy albo wydaje nam się że to powinno kosztować mniej albo trwać krócej. Najczęściej są to pozorne oszczędności zarówno w pieniądzu jak i w czasie. Projekty, w których czegoś zabrakło są tylko wyrzuconymi pieniędzmi bo nie przyniosły zamierzonych efektów albo są przedłużane i przedłużane – co w efekcie i tak kosztuje więcej. W tym i w kliku kolejnych artykułach postaram się przedstawić kluczowe elementy zarządzania projektami mające wpływ na ich powodzenie. Zacznijmy od:
7 przykazań Kierownika Projektu
1. „Jeśli nie wiesz gdzie chcesz pójść to nie ma znaczenia gdzie dojdziesz”
Zarządzanie jest działalnością celową. Jeśli nie wiesz co chcesz osiągnąć, zwykle nigdzie nie pójdziesz. Musisz mieć cel. Musisz wiedzieć co chcesz osiągnąć i jak to zmierzysz.
Określania celu projektu typu:
„stworzyć innowacyjny produkt” …, który „pozwoli osiągnąć przewagę konkurencyjną” i …”zdobyć większe udziały rynkowe” – NIC NIE ZNACZĄ.
Cele muszą być SMART- jaki ten udział rynkowy chcemy osiągnąć i jak go zmierzymy.
2. „Mam na przedmieściu domek a w domku wodę, prąd i gaz – zaśpiewajmy jeszcze raz”
Twój projekt nie jest całym Twoim światem. Musisz mieć szerszy obraz biznesu niż jeden mały (albo całkiem spory) projekt. Projekty realizuje się po coś. Są elementem większej działalności organizacji i nie można stracić z oczu obrazu całości i wpływu projektu na organizację.
3. „Make love- not war”
Trzeba dbać o zaangażowanie i wsparcie dla projektu oraz pozytywny klimat wokół niego. Jednak unikanie konfliktów i konfrontacji nie jest rozwiązaniem. Bo z biegiem czasu ze względu na nierozwiązane konflikty koszt koniecznych zmian w projekcie rośnie wraz z postępami prac, a możliwość ingerencji w projekt maleje.
4. „To skomplikowane”
Nie komplikuj. Upraszczaj życie – sobie, członkom zespołu i sponsorowi. Gdyby sponsor projektu chciał znać wszystkie skomplikowane detale projektu sam by go poprowadził – od tego ma Ciebie. Ustalenie czym jest projekt i w jakim jest miejscu – mieszczące się na kartce A4 – jeden slajd.
5. „Czas to pieniądz”
Brak szacunku dla czasu to jeden z grzechów głównych – zwłaszcza brak szacunku dla czasu sponsora projektu. Zaplanuj ten czas. Bądź przygotowany. Miej propozycje działań. Bądź częścią rozwiązania a nie problemu.
6. „Gdzieś to miałem”. „Na pewno to gdzieś tu jest”
Poukładanie projektu jasną przejrzystą formą i utrzymanie porządku w dokumentacji jest kluczowe dla jego weryfikacji. W każdym momencie musisz mieć możliwość pokazania, w którym momencie projektu jesteś.
7. „Nie mów fałszywego świadectwa”
Największym problemem jest przekazywanie nieprawdziwych informacji dotyczących projektu. Projekty mają dziwną właściwość, że ze stanu „czerwone” na poziomie członka zespołu, stają się „żółte” na poziomie kierownika projektu i „zielone” na poziomie managera. To oczywiście może powodować sytuacje, że wszyscy dookoła wiedzą, że projekt kuleje oprócz kierownictwa firmy, które mogłoby projekt wesprzeć w odpowiednim czasie dodatkowymi zasobami.