Z mojego doświadczenia wyłania się kilka powtarzających się problemów, z którymi trzeba sobie poradzić w trakcie realizacji projektu.

1. Oderwanie od rzeczywistości

Najczęściej wynika z tego, że na początku projektu tak naprawdę nie wiesz z czym masz do czynienia. Mimo najlepszego planowania po prostu tego nie wiesz i nikt tego nie wie. Nie wiesz tego ty, nie wie tego sponsor, nie wie tego klient, który zleca Ci zadanie. Najczęstszy błąd na tym etapie to przyjmowanie założeń jako pewników.
Od początku przełożony nie mówi – ZRÓB TO! On pyta – CZY JEST TO MOŻLIWE?
Pamiętaj o potrójnym ograniczeniu projektowym CZAS, ZAKRES, KOSZT.
Gdy kluczowy jest czas (np. kampania bożonarodzeniowa) – „w tym czasie możemy zrealizować następujące elementy i będzie to kosztowało tyle a tyle”
Gdy kluczowy jest zakres – konkretny fizyczny rezultat – „do stworzenia tego czego oczekujesz potrzebujemy określonego czasu i takiego a takiego budżetu”
Gdy kluczowy jest koszt – „w tym budżecie to możemy zrobić następujące rzeczy i zajmie nam to tyle a tyle czasu”.
Pamiętaj, bądź przygotowany na weryfikację Twoich założeń – przełożony może powiedzieć SPRAWDZAM.

2. Sponsor nieobecny duchem

Bardzo często w trakcie realizowania projektów widzę jak zainteresowanie sponsora projektem spada. To bardzo trudny problem. Bo kim jest sponsor projektu? Najczęściej od niego wychodzi inicjatywa prac. Jest właścicielem projektu. Zapewnia zasoby do jego realizacji. Dba, żeby zdobyć dla niego odpowiednie poparcie. To w końcu najczęściej nasz przełożony. Trudno jest dyscyplinować przełożonego.
Co zrobić kiedy sponsor projektu nie wykazuje należytego zainteresowania projektem?
– poproś o wyznaczenie osoby, która będzie reprezentowała sponsora
– pokaż jakie będą konsekwencje braku zaangażowania sponsora (opóźnienia, koszty, mniejszy zrealizowany zakres),
– zaproponuj zawieszenie lub zamknięcie projektu – czasem warto poczekać na pełne zaangażowanie, to daje bardzo dobre efekty.
Niereagowanie na sytuację, w której sponsor nie uczestniczy w projekcie i liczenie, że problem sam się rozwiąże to fundamentalny błąd. Pamiętaj na końcu za niepowodzenie projektu oberwiesz Ty, a nie sponsor.

3. Manipulacja priorytetami

Im większa organizacja, w której realizujesz projekt tym większe szanse na to że natkniesz się na zachowania związane bardziej z „polityką” niż merytoryką. Idealny świat nie istnieje – praktyka jest taka, że każdy ma swoje partykularne cele i interesy.
Pojawiają się:
– decyzje niezgodne z celami i priorytetami projektu
– przedsięwzięcia nie mające sensu biznesowego
– nagle mimo sensowych celów praca nad projektem utyka
– naciski na wykonanie prac przed terminem
Zapamiętaj – nie da się uniknąć takich sytuacji – można tylko minimalizować ich skutki. Jak?
– zaangażuj sponsora
– raportuj do sponsora takie sytuacje od razu kiedy się pojawią – to nie donoszenie. Raportowanie nie oznacza od razu interwencji – ale możesz uzyskać poradę od kogoś bardziej doświadczonego. Pamiętaj jednak, że stwierdzenie PRAWDA WAS WYZWOLI – nie jest prawdziwe w odniesieniu do zarządzania projektami. Projekty to ludzie, którzy je realizują z ich motywacjami, podejściem, celami, interesami, charakterem, lekami, obawami, umiejętnościami, kompetencjami, odpowiedzialnością, decyzyjnością itd. Sponsor projektu i bezpośredni przełożony ma wiedzieć o problemach projektu – reszta w zależności o podjętych decyzji i ustaleń.

4. Tchórz projektowy

Projekty bardzo często bywają opóźnione. Ukrywanie prawdy w projekcie jest niestety powszechne. Podobno nie zabija się posłańca ale wielokrotnie widziałem, że ten któremu pierwszemu puszczą nerwy i głośno będzie opowiada o opóźnieniach bierze na siebie odpowiedzialność za opóźnienie projektu. Co zrobić aby tego uniknąć:
– podziel projekt na mniejsze fragmenty,
– wysyłaj regularne raporty dotyczące sytuacji projektowej,
– podziękuj za ujawnienie problemu ale jednocześnie skrytykuj za ukrywanie go do ostatniej chwili
– w przypadku odchylenia – zawsze wymagaj planu działań korygujących

5. Znikające zasoby

Osoby i sprzęt przypisane do projektów mają do wykonania konkretne zadania.
Jeśli planujesz pracę z kimś za klika miesięcy – trudno przewidzieć co się stanie w tym okresie.
Jeśli umawiasz się z kimś na pracę z wyprzedzeniem, a później pojawiasz się przy jego biurku po odbiór pracy lub wcześniej w dniu, w którym ma rozpocząć pracę i liczysz, że będzie skupiony na Twoim projekcje – JESTEŚ NAIWNIAKIEM
Jeśli chcesz aby Twoje zasoby nie znikały:
– upewnij się, że osoby z którymi masz pracować mają wpisaną pracę z Tobą w swoje cele biznesowe
– im bliżej terminu rozpoczęcia prac tym częściej przypominaj o sobie szefowi osoby, z która będziesz pracować i tej osobie,
– jeśli wyczujesz trudności odpowiednio wcześniej spotkaj się z przełożonym osoby i dowiedz się co musi się stać aby Twój projekt uzyskał priorytet
– wykorzystaj sponsora do zwiększenia znaczenia Twojego projektu lub negocjuj z nim zmiany w projekcie