Na zakończenie tego krótkiego cyklu o zarządzaniu projektami coś z naszego podwórka czyli realizacji projektów zmiany, przemiany, restrukturyzacji, reengineeringu – poprawy efektywności organizacji. Co sprawia, że niektóre tego typu projekty są sukcesem a niektóre nie? Benham Tabrizi przeprowadził badania na ten temat. Oczywiście dotyczą one rynku amerykańskiego, jednak moim zdaniem wyniki tych badań można odnieść do wszystkich tego typu projektów gdziekolwiek na świecie. Otóż, aby projekt zmiany był sukcesem niezbędne są 4 elementy:
1. Zaangażowanie. Niezbędne jest pełne zaangażowanie i poparcie ludzi (zwłaszcza kierownictwa) w organizacji w projekt przez cały czas jego trwania.
2. Szybkość. Skuteczna zmiana to szybka zmiana. Oczywiście nie wszystko można i należy robić na raz i od razu ale tam gdzie to jest możliwe jak najbardziej tak.
3. Integralność. Należy integrować i synchronizować wdrażane zmiany w różnych procesach i funkcjach
4. Kompleksowość. Firma działa jak zespół naczyń połączonych. Optymalizacja tylko jednego fragmentu może doprowadzić do wzrostu kosztów w innej części firmy. Niezbędne jest całościowe spojrzenie na organizację
Jeśli zabraknie któregoś z tych elementów można spodziewać się, że projekt będzie klęską a przynajmniej jego wyniki będą, co najmniej odbiegały od oczekiwanych. Jeżeli już to wiemy to możemy przygotować plan projektu zmiany wg 10 kroków.
10 kroków projektu zmiany:
1. Uświadomienie potrzeby przeprowadzenia zmiany
2. Wybór lidera / agenta zmiany
3. Analiza sytuacji w firmie
4. Wywołanie poczucia konieczności zmian
5. Stworzenie wizji strategicznej i motywacyjnej
6. Budowa koalicji i tworzenie zespołów interdyscyplinarnych
7. Wyznaczenie celów zmiany i mierników oceny
8. Przygotowanie planów działań
9. Uzyskanie kilku szybkich efektów
10. Pomiar efektów i ocena postępów zmian
Brak któregoś z kroków, jego opuszczenie lub pominięcie będzie skutkowało niepowodzeniem projektu.