Wg mnie główna przyczyna niepowodzenia projektu to brak planu lub brak dostatecznego zakresu planu projektu. Można mówić o wielu różnych innych przyczynach w zależności od rodzaju projektu jednak te dwie w każdym przypadku skutkują niepowodzeniem projektu.
Mechanistyczne podejście do zarządzania projektami się nie sprawdza – bo materią są ludzie. A Ci jak wiemy to najsłabszy punkt każdej organizacji, dlatego tak istotne jest planowanie projektu.
Plan projektu, podobnie jak karta projektu, to nie biurokracja. Tu użyteczne narzędzie dzięki któremu jesteśmy w stanie zapanować nad złożoną naturą projektu. Jednak od planu ważniejszy jest sam proces planowania. Dopiero zanotowane wyniki przybierają formę planu. Bardzo często już na tym etapie projekty przestają mieć rację bytu – to dobrze. Nie zaangażowaliśmy bowiem zasobów w działania, które nie przyniosą efektów. W trakcie planowania mogą pojawić się zmiany dotyczące kluczowych założeń – dlatego w planowanie powinni być zaangażowani kluczowi interesariusze. Zadaniem planowania jest ujawnienie rzeczywistych informacji o możliwościach – nie bój się sytuacji kiedy podczas planowania pojawią się nieznane problemy i sytuacje – po właśnie dokonujemy planowania
Kompletny plan to nie tylko harmonogram. Idealny plan zawiera:
– cel projektu,
– interesariuszy,
– wymagania,
– zakres,
– harmonogram,
– koszty,
– odpowiedzialność,
– zespół
– szanse i zagrożenia, ryzyka
– zasady komunikacji
Jeśli któregoś z tych elementów zabraknie to możemy się spodziewać, że właśnie w tym miejscu spotka nas nieprzyjemna niespodzianka i problemy z realizacją projektu.
W tym miejscu chciałbym przytoczyć wyniki badań nad czynnikami sukcesu projektu (badania The Standish Group International) czyli na czym musisz się skupić aby Twój projekt osiągnął sukces:
– zaangażowanie użytkowników – 15,9%
– zaangażowanie kierownictwa – 13,9%
– jasne cele biznesowe – 13%
– odpowiednie planowanie – 9,6%
– realistyczne wymagania – 8,2%
– zmniejszony zakres kamieni milowych – 7.7%
– kompetentni pracownicy – 7,2%
– odpowiedzialność – 5,3%
– jasna wizja i cele – 2,9%
– ciężko pracujący zespół – 2,4%
– inne – 13,9%