Grzegorz Kucia, Grzegorz Skowronek, Production Manager Nr3(15)

Dziś nietypowo, chcielibyśmy poruszyć temat zarządzania produkcją, ale nie od strony szefa produkcji czy menadżera utrzymania ruchu, ale uwaga – od strony księgowości i zarządzania finansami.

Sytuacja z życia wzięta. Główna Księgowa dużej firmy produkcyjnej  spotyka na korytarzu biurowca firmowego szefa produkcji i prosi go o pilne rozliczenie miesiąca i jakieś zaległe dokumenty RW.

– Nie mam teraz czasu na te hmmm… jakby to powiedzieć … „drobnostki” bo mam produkcję na głowie.

– Skończył się miesiąc i muszę rozliczyć podatki, więc muszę znać koszy.

– Guzik mnie obchodzą jakieś tam podatki

„Guzik”, „drobnostki” i „hmmm” są to synonimami ponieważ mamy niejaki kłopot z cytowaniem szefa produkcji. Kto tego nie zna, kto zajmuje się produkcją na co dzień, kto nie walczy co jakiś czas z działem finansowym, księgowością o jakieś tam papiery, jakieś tam odchylenia i jakieś tam różnice. To wymiar praktyczny, ale jest też poważny wymiar finansowy i informacyjny. Wiele firm prowadząc produkcję nie bazuje (i to wcale nie jest złe rozwiązanie) na półproduktach, ale na produkcji w toku.

Tak produkcja w toku – tu zaczyna się niekończąca się opowieść o jej wartości, wycenie, kontroli. Nieustające inwentaryzacje, próby zidentyfikowania co ile już nas kosztowało i dlaczego wciąż leży na hali. Produkcja w toku to często w praktyce ciemna masa, o której księgowy woli zbyt wiele nie wiedzieć, a szef produkcji upycha tam wiele tak zwanych produkcyjnych „wynalazków”. Dlaczego?

FABRYKA MA PRODUKOWAĆ

Z punktu widzenia księgowego wszystko co produkujemy staje się kosztem w momencie sprzedaży. A koszt jest składnikiem wpływającym na wynik firmy i – uwaga, najważniejszy problem księgowego/księgowej  – wynik oznacza podatki. Słowo, którego w produkcji nie używamy (bo nie mamy takiej potrzeby, niby po co!?), w księgowości zaś jest codziennie odmieniane przez wszystkie przypadki, głównie w negatywnym kontekście. Względnie opanowany temat to wycena zaangażowanego materiału, stosujemy „fifo” czy „lifo”, co odważniejsi wyceniają materiał po rzeczywistym koszcie. Jednak w praktyce często stosujemy różne protezy jak magazyny produkcyjne, wszędobylskie „MM-ki” na magazyny produkcyjne, spisy z natury. Surowce „wiszą” tygodniami, aż zakończy się realizacja zlecenia i tradycyjne systemy ewidencji pozwolą zamknąć i rozliczyć zlecenie. Skutek najogólniej jest taki, że wartości produkcji w toku nikt nie zna, a ustalenie jej na dany dzień jest praktycznie niemożliwe. A nie zahaczyliśmy jeszcze o koszty robocizny, koszty wydziałowe, wszelkiego rodzaju klucze podziałowe i teoretyczne wyceny.

Z punktu widzenia szefa produkcji ważniejsza od sprawozdawczości jest na pewno elastyczność zakładu, terminowość zleceń i plan produkcyjny. Nikt nie będzie ponosił dodatkowych kosztów raportowania, spisywał codziennie z natury produkcji w toku, i tracił czasu na uzgodnienia. Fabryka ma produkować.  Jeśli materiał jest dostępny i zgodny z normami technicznymi ląduje na produkcji, niezależnie od tego czy mamy już fakturę od dostawcy i znamy kurs obcej waluty w której zakupiliśmy materiały. Jeśli należy przekierować detale z jednego zlecenia w trakcie produkcji do innego, bo tego wymaga dotrzymanie terminów, bo klient zmienił zdanie, bo … cokolwiek. Każdy szef produkcji podejmuje takie decyzje wielokrotnie w ciągu każdego dnia  i nie ma czasu na papiery.

Oczywiście w praktyce rachunkowości już dawno wypracowano szereg metod rozliczania kosztów produkcji w zgodzie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Co miesiąc zwalniamy jakieś rezerwy, rozksięgowujemy odchylenia, dzielimy koszty pośrednie, wydziałowe i jakieś jeszcze inne inne. Zawsze znajdzie się coś z przyszłych okresów i z terminowego rozliczenia i jakoś co miesiąc udaje się ujarzmić potwora zwanego „wartość produkcji w toku”. Krąg kosztowy się zamyka i kolejny miesiąc za nami.

PRODUKCJA KONTRA FIRMA

Ale to nie wszystko. Pozostaje jeszcze kwestia zaangażowanego kapitału. I tu dochodzimy do drugiej części rozmowy z księgową:

– Nie mam czasu na papierki. Mnie się tu walą terminy, a materiał nie przyszedł i nie mogę zrealizować zleceń na czas.

– Jaki materiał Ci nie przyszedł, przecież w produkcji w toku masz ponad xxx mln złotych, to jest ponad miesięczna wartość produkcji, plus magazyn materiałów drugie tyle. Gdyby nic Ci nie przyszło to masz zapasu na 3 miesiące produkcji.

Szef produkcji machnął ręką i zniecierpliwiony poszedł dalej. Księgowa westchnęła, ponieważ ma świadomość, że najgorsze jest jednak to, że produkcja w toku to zamrożony kapitał, który pozostając poza bezpośrednią kontrolą i wpływem zarządu, wpływa na wynik firmy i jej cash flow.

Wynika to z dwóch problemów odróżniających produkcję od innych działów firmy. Pierwszy najogólniej polega na tym, że pracujemy dziś na danych, które będziemy mieć jutro. Każdego dnia coś produkujemy i mamy jakiś plan na jutro i kolejne dni. Co więcej, wykonaliśmy precyzyjną kalkulację, opartą o dane historyczne i teoretycznie wiemy ile jutro będzie nas kosztować to, co jutro wykonamy. Na etapie kalkulacji, w teorii wszystko jest pod pełną kontrolą. Jednak cechą wspólną praktycznie każdej fabryki w dzisiejszych czasach jest większa niż kiedykolwiek zmienność. Zmienność w zasadzie wszystkiego, zleceń, terminów realizacji, produkowanych ilości, awaryjność maszyn i tak dalej. Każdy szef produkcji czytający ten artykuł uśmiecha się pewnie teraz, bo doskonale wie o co chodzi. Żyjemy w czasach rynku pracownika więc największym czynnikiem wpływającym na zmienność, poza coraz to nowymi wymaganiami rynku, są pracownicy. Żyjemy w czasach, w których tak zwany grafik pracy, coś co jeszcze parę lat temu było podstawą planowania, dziś jest jednym z najbardziej nieprzewidywalnych czynników, który szef produkcji musi brać pod uwagę w procesie zarządzania fabryką.

Drugi problem to ogromna ilość danych jakie generuje proces produkcyjny i trudność (a w zasadzie niemożliwość) ich przeanalizowania w tradycyjnych systemach rozliczeniowych. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, na etapie planowania wszystko się zgadza, wiemy ile czasu roboczego poświęcimy na dany etap, wiemy jakie operacje mamy wykonać i mamy ich planowany koszt. W praktyce jednak z tysiąca powodów produkujemy inaczej niż planowaliśmy. Nawet jeśli co do joty wypełniamy technologię zawsze może się zdarzyć awaria i użyjemy innych maszyn, zawsze może się okazać, że coś trwało dłużej, albo wykonywał to pracownik, który kosztuje nas więcej. Nawet najprostszy wydawałoby się produkt, wytwarzany w warunkach przemysłowych wymaga dziesiątek zabiegów, operacji, decyzji. A każda zmiana, każda operacja, każda decyzja rodzi nowe koszty, inne niż planowaliśmy, w innym czasie, w innej strukturze niż zakładaliśmy.

NIEBEZPIECZNY RYNEK

Co na to księgowy? Nic! Księgowy ma do rozliczenia podatki, musi znać koszty i oczekuje danych. I tu należałoby przywołać początek tego artykułu i opowieść o ciężkiej w treści i słownictwie rozmowie głównej księgowej z szefem produkcji na firmowym korytarzu. Nie jest to jednak prawdziwy obraz a jedynie wycinek rzeczywistości. W praktyce obie te osoby są profesjonalistami i mimo różnych potrzeb i zadań mają świadomość, że jadą na tym samym wózku o nazwie firma. Szef produkcji rozumie, że firma ma swoje otoczenie prawne i podatkowe i że dział finansowy nie nęka go tylko dla własnej perwersyjnej przyjemności.  Księgowość zaś – choć głośno tego nie przyzna – wie doskonale, że bez produkcji i sprzedaży nie ma firmy i że głównym zadaniem działu produkcji jest wytwarzać produkty, a nie dokumentację księgową. Skoro tak jest można by na tym zakończyć ten artykuł. Jest jak jest, żyjmy w zgodzie, przez lata jakoś funkcjonowaliśmy to i dalej jakoś będzie. Niestety nie możemy. Dlaczego? Bo gdzieś na końcu, za rogiem czeka ktoś kto chce nam popsuć z mozołem zbudowaną organizację. Tym kimś jest rynek. Rynek, który w wielu aspektach jest coraz bardziej konkurencyjny, wymaga indywidualizowanych produktów, szytych na miarę, dopasowanych do potrzeb. Dziś fabryka coraz rzadziej produkuje „na magazyn” a coraz częściej „pod zamówienie”. Fabryka musi się zmieniać, inwestować w nowe technologie, szukać zupełnie nowych metod wytwarzania. Jak? Otóż można powiedzieć, że wspólnym mianownikiem nowych wymagań dla nowoczesnej produkcji, słowem kluczem jest automatyzacja. Automatyzacja samego wytwarzania, transportu, projektowania, w zasadzie wszystkich aspektów. Łącznie z czymś co coraz częściej staje się podstawą funkcjonowania fabryk czyli z automatyzacją decyzji operacyjnych i zbierania danych.  Trudno sobie wyobrazić aby szef produkcji postawił przy każdym pracowniku, maszynie czy linii produkcyjnej osobę, do prowadzenia ewidencji. Z drugiej strony coraz większa zmienność będzie prowadziła do coraz większej rozbieżności pomiędzy planowanymi, a rzeczywistymi kosztami. Ta różnica zawsze będzie powstawać bo nie da się w stu procentach zaplanować przyszłości. Zadanie polega jednak na tym, aby to odchylenie minimalizować, minimalizować błąd. A tego w warunkach dużej zmienności, w warunkach coraz większej dynamiki zmian w fabryce nie da się osiągnąć  tradycyjnymi metodami. Do operacyjnego zarządzania, od decyzji na hali produkcyjnej począwszy, przez zbieranie danych na raportowaniu skończywszy trzeba zaprząc komputerowe roboty, systemy autonomiczne takie jak np. wymyślony i rozwijany w Polsce IPOsystem. Systemy, które poprzez zmianę sposobu generowania i dystrybucji zadań produkcyjnych zareagują w czasie rzeczywistym na potrzeby fabryki, ale również poprzez mechanizmy decyzyjne i raportujące zagregują dane o każdej operacji wykonywanej w fabryce. Dane te zaś zostaną zwrócone do systemów controllingowych i finansowo- księgowych w taki sposób, aby ich przeliczenie było możliwe w każdej chwili, tu i teraz. Aby wartość produkcji w toku przestała być ciemną masą, którą omijamy z daleka i szacujemy raz w roku, tylko aby była ona dostępna on-line, na jedno kliknięcie.