Walka rynkowa zmusza nas do bycia bardziej konkurencyjnymi i bardziej efektywnymi. To truizm i banalne stwierdzenie bo aby się utrzymać na rynku i ciągle się rozwijać właśnie tacy powinniśmy być. Ale ciągle słyszymy, że powinniśmy być bardziej produktywni niż dotychczas, bardziej produktywni niż konkurencja.

Ostatnio miałem bardzo ciekawą dyskusję z pracownikami jednego z moich klientów, na temat metod poprawy efektywności ich organizacji, wzrostu produktywności i wydajności oraz różnic między tymi pojęciami. Okazuje się, że ich zrozumienie szwankuje i powoduje wiele nieporozumień przy ustalaniu celów przedsiębiorstwa oraz sposobów poprawy jego efektywności. Postanowiłem zatem w tym miejscu przypomnieć mój tekst o produktywności sprzed kilku lat.

Czym jest więc ta osławiona produktywność i jak zmierzyć że jesteśmy już wystarczająco produktywni aby zadowolić, Zarząd, właścicieli, akcjonariuszy, wyprzedzić konkurencję. Pytanie na inny artykuł – czy kiedykolwiek będziemy wystarczająco produktywni?

Produktywność jest pojęciem powszechnie używanym i odnoszącym się do wszelkich rodzajów działalności. Może to być produkcja dóbr, działalność usługowa, administracja, przetwarzanie informacji, itp. Jest to również termin, który odnosi się do systemów różnych stopni np. gospodarki narodowej, danego regionu, branży, przedsiębiorstwa, a nawet pojedynczego stanowiska pracy.

Produktywność może dotyczyć wielu obszarów naszej pracy i naszego życia. Praktycznie w każdej dziedzinie możemy mówić o produktywności i ją mierzyć.

Czym ona zatem jest? Posiłkując się wiedzą encyklopedyczną powiemy że produktywność to relacja efektów do sumy nakładów pracy żywej i uprzedmiotowionej. Na pewno jest to prawdziwa definicja ale co ona oznacza dla managera, który ma wpisane w zakres obowiązków „ciągłe podnoszenie produktywności”. Nie dość że brzmi dość tajemniczo to wygląda na syzyfową pracę. I tak jest w istocie. Proces podnoszenia produktywności to ciągła praca nad podnoszeniem efektywności zarządzanego przez siebie obszaru. Do tego podczas definiowania produktywności bardzo często dochodzi do wielu nieporozumień. Nie jest ona wykonaniem większej ilości pracy przy większej ilości ludzi ani też nie polega na kupnie większych i lepszych urządzeń w celu zwiększenia wydajności pracy. Nie oznacza też wymagania cięższej pracy od podwładnych. Produktywność nie polega na zwiększeniu ceny sprzedaży wyrobu w celu zwiększenia zysku.

Produktywność może być zdefiniowana jako stosunek wyjścia do wejścia, stosunek nakładów do efektów, posiadanych zasobów do wytworzonych dóbr, wykonaniem zadania przy wykorzystaniu efektywnej ilości godzin pracy.

W celu zwiększenia produktywności można posłużyć się następującymi metodami:

• Wykonanie większej ilości pracy w tym samym czasie.
• Wykonanie tego samego zadania w krótszym odcinku czasu.

• Kombinacją powyższych metod, tzn. większa ilość pracy w krótszym czasie

Miary produktywności są bardzo różne, mogą dotyczyć poszczególnych czynników wytwórczych lub też łącznie wszystkich zastosowanych czynników produkcyjnych.

Najczęściej spotykane są wskaźniki produktywności aktywów przedsiębiorstwa (w szczególności środków trwałych), będące relacją ujętej w określony sposób wartości produkcji wytwarzanej w danym okresie do określonej wartości majątku trwałego lub poszczególnych jego elementów.

Można mówić o produktywności przeciętnej – wyrażającej stosunek produkcji wytworzonej w danym okresie do przeciętnej w tym okresie wartości składników majątku przedsiębiorstwa i produktywności przyrostowej (krańcowej) – ilustrującej stosunek przyrostu wartości produkcji w danym czasie do przyrostu w tym samym czasie wartości składników majątku.

Wskaźniki produktywności określają relacje zachodzące między wyposażeniem przedsiębiorstwa w środki trwałe i ich wykorzystaniem a uzyskanymi wynikami produkcyjnymi.

Produktywność odzwierciedla nie tylko stopień wykorzystania majątku, ale również skutki działania wielu różnorodnych czynników nań wpływających (zmiany w strukturze zasobów majątkowych, produkcji, zatrudnienia, poziom jakościowy produkcji itp.) i stopień intensywności wykorzystania majątku w procesach gospodarczych prowadzonych w przedsiębiorstwie.

W kontekście organizacji, produktywność bada pięć następujących elementów:

• Stopień realizacji podstawowych zadań i celów organizacji
• Sprawność aktualnej produkcji w stosunku do zużytych zasobów, jak również i ilość zużytych zasobów w stosunku do ich dysponowanej ilości.
• Stwierdzenie, co jest obecnie osiągane w stosunku do tego co mogłoby być osiągane, w odniesieniu do produkcji, jak również i zużytych zasobów.
• Porównywalność wskaźników obliczonych dla analizowania danego systemu z odpowiednimi wskaźnikami produktywności uzyskanymi przez inne organizacje.
• Trendy określające zmiany wskaźników produktywności, oraz ich tendencje w czasie.

Ogólnie ujmując, taka analiza pozwala organizacji na stwierdzenie jak dobrze radzi sobie obecnie, o ile lepsza może być, i co trzeba zrobić w przyszłości, aby przetrwać i z sukcesem się rozwijać.

Głównym założeniem produktywności jest mierzenie obecnej efektywności działania konkretnego systemu, oraz ciągłe poszukiwanie dróg poprawy obecnego systemu. W wielu krajach produktywność uznaje się już za cel ogólnospołeczny i w połączeniu z filozofią, produktywność definiuje się jako:

• stan świadomości
• ciągłość ulepszania tego, co już istnieje
• poprawa stanu obecnego, niezależnie od tego jak dobry jest naprawdę
• ciągłe dopasowanie się do zmieniających się warunków ekonomicznych oraz społecznych
• wiara w postęp ludzkości
• ciągłe dążenie do stosowania nowych technik i nowych metod

Produktywność to stałe i całościowe rozwijanie pozytywnych cech każdego pracownika. Można zmienić jego nastawienie, mentalność w taki sposób, aby chciał i potrafił ulepszać swoja własną pracę, podnosić produktywność powierzonych mu zasobów, podnosić wartość dodaną wytwarzanych wyrobów i usług. Istnieje wiele metod, narzędzi i trendów w zarządzaniu które pomagają zwiększać produktywność np.

• Lean Manufacturing pozwala na zwiększenie wydajności pracy zespołów pracowniczych poprzez wyeliminowanie strat czasu, zbudowanie „szczupłej organizacji”.
• Lepsza komunikacja wewnętrzna w organizacji pozwala na ograniczenie strat czasu.
• SIX SIGMA umożliwia zarządzanie danymi analizy statystycznej w celu rozwiązywania problemów
• TPM – Total Productive Maintenance wprowadza usprawnienia w Systemie Utrzymania Ruchu i w konsekwencji ogranicza przestoje związane z awariami i przeglądami.
• KANBAN zarządza procesem masowej produkcji i pozwala na ograniczenie czasu procesu produkcyjnego.
• KAIZEN podnosi udziału pracowników liniowych w procesie zarządzania a tym samych podnosi chęci do pracy co ma niebagatelny wpływ na wydajność.
• TQM – Total Quality Management ogranicza ilość braków na każdym etapie produkcji.

Korzystajmy z nich mądrze. Nie każde bowiem narzędzie jest odpowiednie dla danej organizacji. Nie da się na siłę wtłoczyć ludzi w z góry ustalone ramy. Lepiej jest zastanowić się, które z rozwiązań będzie odpowiednie dla naszych pracowników – za sukcesem każdej organizacji stoją bowiem ludzie w niej i dla niej pracujący. Trzeba działać w taki sposób aby uświadomić pracownikom dobre strony zmian i jakie korzyści dla każdego z nich osobiście mogą przynieść.