Niedawno zakończyliśmy analizę w firmie zajmującej się importem i dystrybucją artykułów spożywczych. Globalne operacje. Jednocześnie na wielu kontynentach. Działalność prowadzona za pomocą poczty elektronicznej, smartfonów, komunikatorów internetowych. Nie tylko jeśli chodzi o współpracę z dostawcami i odbiorcami ale również wewnątrz firmy. Porozumiewanie się pomiędzy pokojami i poszczególnymi pracownikami za pomocą narzędzi elektronicznych, nie tylko jako wsparcie ale całkowity standard zarządzania, wymiany informacji i komunikacji. Praktyczne zaprzestanie organizowania jakichkolwiek spotkań. Rozmowy w zasadzie tylko i wyłącznie przy okazji przerw w firmowej kuchni. Zaskoczyło to nas, a mnie zainspirowało do refleksji – czym w dzisiejszych czasach jest system zarządzania? Jaka jest jego morfologia? Jak go projektować? I jak w systemie pozbawionym osobistych interakcji funkcjonuje człowiek – zwierzę społeczne? I jaki to ma wpływ na jego efektywność?

Systemy zarządzania można zdefiniować jako proces angażujący to co stałe czyli infrastrukturę i to co zmienne, czyli ludzi, którzy przemieszczają się nieustannie by się spotkać. Spotkanie jest kluczową kategorią ludzkiej aktywności. Służy wytwarzaniu wartości ekonomicznej, wymianie wiedzy, a także realizacji wielu zwykłych codziennych potrzeb.

Dotychczas dobrze zarządzane firmy sprzyjały spotkaniom. Dotychczas dobre systemy zarządzania sprzyjały spotkaniom. System powinien był sprzyjać spotkaniom. W innym przypadku niwelował ludzką aktywność wypychając pracowników do obszarów bezczynności. Do tej pory to się sprawdzało. Współcześnie jednak w dobie Internetu oraz wszechobecnych smartfonów i dostępu do zasobów firmowych zorganizowanych w chmurze, spotkanie jako kontakt bezpośredni z innym człowiekiem nabiera zupełnie nowego znaczenia. Pracownik uzbrojony w telefon komórkowy i Internet jest zupełnie nową jakością, wpiętą na stałe w informacyjną sieć.

Jak wynika z badań społeczeństwa informacyjnego przeprowadzanych przez Manuela Castellsa, oznacza to daleko idące konsekwencje i wyzwania. Zamiast zorganizowanych struktur do koordynacji działań wystarczy dziś przepływ informacji w Internecie i na smartfonach. Co to znaczy jednak dobrze zarządzać współczesną firmą? Jak sprzyjać wymianie informacji, komunikacji, by wieńczyły ją udane interakcje? Nowego znaczenia nabierają stare fundamentalne dla ludzkiej kondycji pojęcia jak czas, przestrzeń, rzeczywistość. Czas przestaje służyć odmierzaniu sekwencji wydarzeń, bo zanurzony w sieć człowiek może jednocześnie uczestniczyć w wielu działaniach i to w wielu różnych miejscach świata.

Dzięki technice i byciu on-line firmy mają szansę być firmami „współodczuwającymi” reagującymi na bieżąco na sygnały i informacje napływające od wszystkich uczestników rynku i czerpać z tego korzyści. Wydawałoby się, że dzięki nowoczesnej technice tylko zyskujemy. Lecz czy rzeczywiście jesteśmy w stanie efektywnie zarządzać taką ilością informacji? Czy tylko może jesteśmy zajęci weryfikacją ciągle napływających informacji? I kiedy znajdziemy czas na refleksje i przemyślane decyzje?

I co w związku z tym oznaczają cicho przekazywane nam prośby przez pracowników aby znów zacząć organizować spotkania? I móc po prostu porozmawiać…