W dzisiejszym artykule chciałbym poruszyć jeden z elementów zarządzania przez cele jakim jest cel stanowiska. Odtwarzając i analizując systemy zarządzania przez pryzmat modelu czy też filozofii Zarządzania Przez Cele dochodzimy do sytuacji kiedy pytamy pracowników jakie są ich cele? Jakie funkcje dla organizacji spełnia dane stanowisko? Po co dany pracownik przychodzi do pracy? Na czym polega wartość dodana, którą tworzy? I co najciekawsze prawie zawsze jest kłopot z jego zdefiniowaniem. Nie dość, że pracownicy mają problem z określeniem tych pojęć to ich przełożeni również.

Często otrzymujemy miałkie odpowiedzi odnoszące się do misji i wizji przedsiębiorstwa, zapewnienia najwyższych standardów obsługi, realizacji potrzeb klientów itd. Dobrze, jeśli pracownicy potrafią określić funkcję celu jaki jest realizowany na danym stanowisku typu pozyskiwanie klientów, sprzedaż wyrobów, obsługa klienta, produkcja elementów, utrzymanie maszyn, planowanie produkcji. Trudniej jest określić pracownikowi i jego przełożonemu, co jest celem danego stanowiska? Jakich spodziewamy się wyników? Czym tak naprawdę powinien zajmować się dany człowiek? co powinno znaleźć się na „wyjściu”. Podejście systemowe właśnie w tym nam pomaga. Zastanówmy się jakie zasoby „wchodzą” do danego stanowiska, tzn. na jakich zasobach na nim się pracuje. Czy to są materiały, dokumenty, informacje czy też jakiś kawałek rynku, który chcemy kontrolować. Następnie określmy jakie „operacje” czy też czynności są na nim wykonywane? Zastanówmy się co otrzymujemy jako „produkt” końcowy? Na ile jest on odrębny, unikalny od efektu pracy na innych stanowiskach? Jak jest właśnie wartość dodana realizowana w tym konkretnym miejscu struktury organizacyjnej? Do czego jest przydatna? Jakie procesy, czynności, jaka inna praca nie będzie wykonana bez pracy wynikającej z danego stanowiska? I jak ją zmierzyć? Przeważnie jest to proste. Jeśli mamy do czynienia ze stanowiskami produkcyjnymi możemy mierzyć ilość dobrej produkcji, ilość braków, odchylenie od normy, wydajność czy też produktywność itd. Podobnie jeśli mamy do czynienia z przedstawicielami handlowymi zbierającymi zamówienia. Stosunkowo prosto możemy zmierzyć ich wkład w firmę. Liczbą pozyskanych klientów, wartością zamówień, uzyskanej marży itd. Wyzwanie zaczyna się wtedy kiedy „przedstawiciel handlowy” nie zbiera zamówień. Jego rola określona jest inaczej. Ma dbać o właściwą ekspozycję, „dobre relacje” z dystrybutorem informować o promocjach, nowych warunkach handlowych i dbać o „właściwą” komunikację. Jest to co najmniej trudne. Jak określić, że jest nam to stanowisko potrzebne i jak określić, że praca na nim jest rzeczywiście potrzebna.

Nie tak dawno przeprowadzaliśmy analizę w firmie produkcyjnej w której 10 osób, na różnym etapie procesu, zajmowało się planowaniem produkcji. I mówimy tu tylko o planowaniu. Nie zajmujemy się Mistrzami i Kierownikami, którzy również w zakresie swoich obowiązków mają planowanie pracy. Czy to dużo? Zależy jaką miarę przyłożyć. W firmie zatrudniającej 1000 osób pracującej w systemie 4 brygadowym pewnie byłaby to odpowiednia liczba. W firmie zatrudniającej 200, w której druga zmiana jest szczątkowa, jest to co najmniej zastanawiające. Nie chcę tutaj nikogo urazić ani skrzywdzić, ale warto się zastanowić na ile jest unikalny wkład pracy (albo jej nakład), każdego z tych pracowników? Na ile jest istotnym z punktu widzenia terminowej dostawy wyrobu do klienta? Czy kopiowanie danych z systemu do arkusza excel, a następnie przepisywanie ich ręcznie na kartkę, z której kolejny pracownik przygotowuje plan na dzień wg odpowiedniego druku jest rzeczywiście unikalnym wkładem poszczególnych stanowisk? Jaki jest cel tej pracy? Niestety nie uzyskaliśmy wprost tej informacji. Wszystkim wokoło zadawaliśmy pytania co jest celem danego stanowiska? Czy różni się w procesie od następnego i poprzedniego? Jakie unikalne czynności są wykonywane w danym miejscu? Niestety okazało się, że na kilku następujących w procesie stanowiskach praca to „przekładanie z półki na półkę”. Nie są to sytuacje odosobnione. Warto przeprowadzać regularny przegląd stanowisk pod kątem realizowanych celów, zwłaszcza stanowisk nieprodukcyjnych, wsparcia itp. Będziemy mieć wtedy pewność, że cele przedsiębiorstwa są spójne z celami poszczególnych stanowisk, że żaden z istotnych celów nie jest pomijany przez strukturę organizacyjną. A praca wykonywana jest rzeczywiście niezbędna i wspiera realizację celów przedsiębiorstwa. Dla każdego stanowiska w organizacji powinno się więc określić cel stanowiska. Jak to zrobić – prosto określić oczekiwany przez firmę wynik, za który jest ona gotowa zapłacić osobie, która je zajmuje. Kiedy warto to robić? Jeśli nie przynajmniej raz w roku podsumowując osiągane wyniki to przynajmniej wtedy kiedy na danym stanowisku pojawia się wakat. Należy pamiętać, że w prace nad określeniem celu stanowiska nie należy włączać pracownika, którego stanowiska to dotyczy aby ten cel nie został zniekształcony jego osobistymi preferencjami. To zadanie należy do kierownictwa firmy. Pracownika powinno się włączyć do prac w określaniu kluczowych elementów odpowiadających danemu celowi. Cel stanowiska, jego kluczowe elementy oraz standardy wyników powinny być ustalane w na podstawie potrzeb wynikających z danego stanowiska, a nie doświadczenia, umiejętności i preferencji danego pracownika, który je zajmuje. Te mogą być uwzględniane dopiero przy dokonywanie oceny okresowej wyników. Cele pozostają celami, a standardy standardami.